La fiche employé(e) et dossiers d’employé(e)s

La fiche employé(e) et dossiers d’employé(e)

La fiche d’employé doit inclure les informations personnelles de l’employé(e). Il est important d’y ajouter les informations d’un contact d’urgence, allergie connue et condition importantes de santé. Les informations bancaires pour le paiement du salaire et le numéro d’assurance sociale. Attention, les informations sont confidentielles et touchent la loi 25 en vigueur. Les dossiers doivent être sécurisés et l’accès est limité. Vous devez garder les dossiers d’employé(e)s pendant une période de 3 ans après le départ d’un employé(e).

• Faire une liste de contact et contact d’urgence qui est accessible facilement.

Attention : il est important de comprendre que l’employé(e) n’est pas dans l’obligation de nous fournir les informations médicales qui ne sont pas liées directement è son emploi. Ceci est le droit de la personne

https://carrefourrh.org/ressources/relations-travail/2023/04/condition-medicale

Toute question posée relativement à la condition médicale est susceptible de porter atteinte aux droits à la dignité, à la vie privée et à la protection contre la discrimination fondée sur le handicap en emploi. Ces droits garantis ne sont toutefois pas absolus, ceux-ci devant se concilier avec les intérêts légitimes de l’employeur.

Allergie au milieu de travail :

https://allergies-alimentaires.org/les-allergies-alimentaires-et-les-responsabilite-de-l-employeur-l-exemple-de-julie-garneau/

Qu’est-ce qu’on inclut dans un dossier employé(e)?

Fiche d’employé(e)-information personnelle

• Nom complet
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Numéro de sécurité sociale ou équivalent (selon la législation en vigueur dans votre pays)
• Information bancaire

Documents d’embauche

• Lettre de confirmation d’emploi ou contrat de travail signé et dater
• Formulaire de prélèvement supplémentaire de retenue d’impôt sur le revenu
• Convention des biens : noter les outils et les biens remis lors de l’embauche et leur valeur

Documents d’identification

• Copie des certificats et des associations requise pour le poste
• Permis de conduire valide si requis pour le poste
• Permis de travail ou de résidence (le cas échéant)

Informations sur la rémunération

• Relevé des salaires
• Informations sur les avantages sociaux (assurance maladie, assurance vie, régime de retraite, etc.)
• Informations sur les congés payés et les congés de maladie

Historique de l’emploi

• Curriculum vitae ou dossier de candidature- questions d’entrevue, prise de référence
• Évaluations de performance annuelle
• Promotions ou augmentations de salaire
• Formation professionnelle et développement- certificat

Formulaires et politiques internes

• Politiques de l’entreprise (manuel de l’employé, code de conduite, etc.)
• Formulaires de demande de congé, de remboursement de frais, etc.

Documents de cessation d’emploi (le cas échéant) :

• Lettre de démission
• Lettre de licenciement ou de départ à l’amiable
• Documents relatifs aux prestations de départ (indemnités de licenciement, etc.)
• La fiche d’employé, le CV